Cómo constituir una sociedad en España desde cero y sin pisar España

Introducción

Casi todos los clientes extranjeros que nos preguntan cómo constituir una sociedad en España empiezan la conversación dando por hecho algo que no es cierto: que tienen que venir. Que hay que sacar un billete, presentarse ante un notario español y firmar en persona una escritura que nadie más puede firmar por ellos. No es así, y llevamos años haciendo exactamente lo contrario: constituir sociedades españolas para socios y administradores que no pisan el país en ningún momento del proceso.

Lo que sigue es el procedimiento que empleamos habitualmente, explicado paso a paso, con las piezas jurídicas que lo sostienen: el poder notarial otorgado en el extranjero, el NIE, la comparecencia en nombre del socio, la escritura, el alta fiscal, la aceptación de cargo del administrador que tampoco viaja, y el poder para elevar a público que permite cerrar trámites pendientes sin tener que repetir el proceso cada vez. También explico por qué, aun sabiendo lo rápido que se puede constituir hoy una sociedad desde cero, seguimos aconsejando en contra de la vía que promete ser todavía más rápida: comprar una sociedad shelf, o sociedad ya constituida.

Una precisión antes de empezar, porque es la que más confusión genera: no hace falta abrir una cuenta bancaria en España para constituir la sociedad. Sí hace falta, más adelante, para operar con ella con normalidad. Y esa sí es una gestión que, hoy por hoy, suele exigir al menos una comparecencia personal del socio o del administrador ante el banco. Son dos trámites distintos, con dos regímenes distintos, y conviene no mezclarlos desde el principio.

El poder notarial: la pieza que sostiene todo lo demás

Todo el proceso descansa en un único documento inicial: un poder notarial que el socio extranjero, persona física o persona jurídica, otorga a nuestro favor en su propio país. Ese poder lo redactamos nosotros, a medida de cada operación: el cliente no tiene que preocuparse de la fórmula ni de qué facultades incluir, solo de llevarlo a firmar. Basta con que identifique con claridad al poderdante, nos identifique como apoderados y describa las facultades que se conceden: solicitar el NIE, comparecer en su nombre ante notario español, otorgar la escritura de constitución, suscribir y desembolsar el capital, y realizar cuantos trámites sean necesarios para la puesta en marcha de la sociedad.

Para que ese poder produzca efectos en España sin necesidad de repetir el trámite ante un notario español, tiene que llegar acompañado de dos cosas. La primera es la Apostilla de La Haya, prevista en el Convenio de La Haya de 1961, que sustituye a la legalización diplomática cuando el país de origen es parte del convenio, como lo son la inmensa mayoría de los países desde los que recibimos estos encargos. La segunda es la traducción jurada al español, hecha por un traductor jurado reconocido, salvo que el poder ya se otorgue bilingüe ante el notario de origen, lo que simplifica bastante las cosas cuando es posible.

Con el poder apostillado y traducido en nuestro poder, el resto del proceso ya no exige la presencia del socio en ningún trámite posterior. Es, literalmente, la pieza que hace posible todo lo que viene después.

El NIE: qué es, y cómo se obtiene sin pisar España

El Número de Identidad de Extranjero (NIE) es el identificador fiscal que necesita cualquier persona extranjera, física o representante de una persona jurídica extranjera, para intervenir en operaciones con trascendencia tributaria en España, incluida la constitución de una sociedad. Sin NIE no se puede otorgar la escritura, porque el notario tiene que identificar fiscalmente a quien comparece.

Hay dos vías para obtenerlo sin viajar. La primera es a través del consulado español en el país de residencia del solicitante, que tramita la solicitud conforme al modelo EX-15, que preparamos nosotros para que el cliente solo tenga que presentarlo o firmarlo, y remite el número a la Dirección General de la Policía. La segunda, la que empleamos con más frecuencia porque suele ser más ágil, es mediante representante con poder: con el mismo poder notarial descrito antes, o con uno específico para este trámite, solicitamos el NIE en España en nombre del socio, sin que este tenga que acudir a ningún sitio ni rellenar un solo formulario. En ambos casos el plazo suele moverse entre dos y seis semanas, según la oficina y la época del año, así que conviene iniciarlo en cuanto se decide constituir la sociedad, en paralelo a la redacción de los estatutos, y no esperar a tenerlo todo lo demás cerrado para empezar.

La comparecencia: nosotros vamos al notario, el socio no

Con el NIE concedido, el siguiente paso es la comparecencia ante notario para otorgar la escritura de constitución. Y aquí está el segundo punto que sorprende a quien pregunta por primera vez: quien comparece somos nosotros, en nuestra condición de apoderados, no el socio. La escritura lo recoge expresamente: se identifica al socio extranjero como el verdadero titular de la operación, y a continuación se hace constar que comparece representado por su apoderado, en virtud del poder que se protocoliza junto con la escritura o se reseña con sus datos esenciales.

Antes de la comparecencia hay dos trámites previos que también resolvemos sin que el socio tenga que intervenir personalmente: la reserva de la denominación social, que se solicita ante el Registro Mercantil Central y que conviene pedir con dos o tres alternativas por si la primera opción ya está registrada, y la redacción de los estatutos sociales, que adaptamos a lo que necesite cada proyecto, desde el objeto social hasta el régimen de administración.

La escritura, y por qué no hace falta depositar capital

Aquí conviene despejar la duda que más veces frena a un cliente extranjero: si no tiene todavía cuenta bancaria en España, ¿cómo acredita ante el notario que ha desembolsado el capital social? La respuesta es que, en la sociedad de responsabilidad limitada, no hace falta pasar por un banco para eso.

El art. 62 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) exige, como regla general, acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias mediante certificación del depósito de las correspondientes cantidades a nombre de la sociedad en entidad de crédito. Pero el mismo artículo prevé una excepción para la limitada: esa certificación bancaria puede sustituirse por la manifestación de los propios fundadores, en la misma escritura, de que responden solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de dichas aportaciones. Es una declaración de responsabilidad ante notario, no un ingreso bancario. Con ella, la escritura se otorga y el capital queda suscrito y desembolsado a todos los efectos legales, sin que haya existido ni haga falta que exista, en ese momento, una cuenta bancaria a nombre de la sociedad.

A eso se suma que, desde la reforma introducida por la Ley 18/2022 (conocida como Ley Crea y Crece), el capital social mínimo de la sociedad limitada ya no son los tradicionales 3.000 euros: puede constituirse con un euro. Mientras el capital no alcance esa cifra de referencia, la ley impone dos cautelas, destinar al menos el veinte por ciento del beneficio a reserva legal hasta alcanzar los 3.000 euros entre capital y reserva, y que los socios respondan solidariamente de esa diferencia en caso de liquidación con patrimonio insuficiente. Son obligaciones que pesan sobre el papel, no sobre la caja: no exigen ningún ingreso previo a la constitución.

La consecuencia práctica es la que el propio cliente ya intuía: la constitución en sí misma se completa sin que exista una cuenta bancaria española. Lo que sí exige presencia, y lo explico más adelante, es el paso siguiente, abrir esa cuenta para que la sociedad empiece a operar con normalidad.

El alta en Hacienda y el NIF de la sociedad

Otorgada la escritura, el notario remite copia electrónica al Registro Mercantil competente para su calificación e inscripción, y a la Agencia Tributaria para la asignación del Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional de la sociedad, trámite que hoy está en gran medida telematizado gracias al sistema de tramitación electrónica previsto en la normativa de apoyo a los emprendedores. En paralelo preparamos y presentamos la declaración censal de inicio de actividad (modelo 036), en la que se comunican el objeto, el domicilio fiscal y las obligaciones tributarias a las que queda sujeta la sociedad desde el primer día.

Una gestión que se hace a la vez y que muchas guías genéricas olvidan, porque afecta específicamente a la inversión extranjera, es la presentación del modelo D-1A ante el Registro de Inversiones del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, conforme al Real Decreto 571/2012, cuando el socio no residente participa en el capital de la sociedad española. También lo redactamos y presentamos nosotros. Es una declaración informativa, no una autorización previa, pero su omisión sí genera problemas más adelante, así que conviene resolverla en el mismo paquete de trámites iniciales y no dejarla para cuando ya se ha olvidado.

Con la escritura inscrita, la sociedad obtiene su NIF definitivo y queda plenamente operativa a efectos jurídicos y fiscales, todavía sin que el socio haya tenido que viajar en ningún momento del proceso.

El administrador extranjero: cómo acepta el cargo sin viajar

Es habitual que el administrador designado sea el propio socio, o una persona de su confianza que tampoco reside en España. Aceptar el cargo de administrador es, como cualquier nombramiento societario, un acto personal, pero eso no significa que exija presencia física ante notario español: en la práctica se resuelve con una carta de aceptación del cargo que redactamos nosotros y que el administrador solo tiene que firmar en su país, con su firma legalizada y apostillada.

Esa carta se incorpora al expediente de constitución, o se protocoliza en una escritura posterior si el nombramiento se produce ya con la sociedad inscrita, y con ella el Registro Mercantil da por acreditada la aceptación sin que el administrador tenga que comparecer, ni personalmente ni a través de apoderado, para ese trámite en concreto. Es, junto con el poder notarial, la segunda pieza que explica por qué el proceso entero puede completarse sin que nadie viaje.

El poder para elevar a público: la pieza que cierra el círculo

Hay una última pieza que conviene incluir desde el primer poder, y que ahorra bastantes idas y venidas más adelante: el poder para elevar a público acuerdos sociales. Muchas decisiones que la sociedad tomará en el futuro, un cambio de domicilio, una modificación de estatutos, un aumento de capital, se adoptan primero en junta y después hay que formalizarlas ante notario e inscribirlas en el Registro Mercantil. Sin ese poder, cada una de esas decisiones exigiría un nuevo desplazamiento del socio o del administrador, o un nuevo poder específico otorgado desde el extranjero para cada ocasión.

Con el poder para elevar a público incorporado desde el principio, esa formalización queda resuelta de una vez: podemos comparecer ante notario para elevar a público cualquier acuerdo social válidamente adoptado, sin necesidad de que el socio o el administrador vuelvan a intervenir personalmente en cada trámite posterior. Es, en la práctica, lo que permite que la sociedad siga funcionando con la misma agilidad con la que se constituyó.

Lo que viene después: la gestión ordinaria de la sociedad

Constituir la sociedad es el primer trámite, no el único. Toda sociedad española, tenga o no socios residentes, queda sujeta a un calendario de obligaciones formales que conviene tener resuelto desde el primer día: la legalización de los libros societarios (el libro de actas y, si procede, el libro registro de socios) ante el Registro Mercantil, la formulación y el depósito de las cuentas anuales cada ejercicio, y la elevación a público e inscripción de las actas de junta que recojan acuerdos relevantes, desde el nombramiento de administradores hasta la aprobación de las propias cuentas.

Para un socio que no reside en España, llevar al día esta gestión ordinaria es, en la práctica, tan importante como haber constituido bien la sociedad: es lo que evita que la hoja registral se cierre por falta de depósito de cuentas, con las consecuencias que ya hemos explicado en otros artículos de este blog, y lo que permite que cualquier operación futura, desde un cambio de administrador hasta la venta de la sociedad, se resuelva sin sorpresas.

La única gestión que sí exige presencia: el banco

Conviene ser honestos con esto, porque es la pregunta que siempre llega al final de la conversación: constituir la sociedad no exige pisar España, pero operarla con normalidad, en algún momento, sí suele exigirlo. La apertura de una cuenta bancaria a nombre de la sociedad está sujeta a la normativa de prevención del blanqueo de capitales (Ley 10/2010), que obliga a las entidades a aplicar medidas reforzadas de diligencia debida cuando interviene un no residente, y la práctica bancaria habitual en España, salvo excepciones puntuales de algunas entidades digitales, sigue exigiendo que al menos el titular o un apoderado con poder suficiente comparezca en persona para completar el proceso de identificación.

La buena noticia es que ese trámite no tiene por qué coincidir con la constitución. Como hemos visto, la sociedad puede constituirse, obtener su NIF e incluso empezar a facturar sin cuenta bancaria propia, aunque en la práctica conviene resolverla pronto para operar con normalidad. Lo razonable es planificarlo así: primero la constitución completa, a distancia, y después, cuando el socio o el administrador tenga previsto un viaje a España por cualquier motivo, aprovecharlo para completar la apertura de la cuenta. No hace falta que sea el mismo viaje ni el mismo momento que el de la constitución, y desde luego no hace falta adelantar ese viaje solo para constituir la sociedad.

Por qué no conviene comprar una sociedad shelf

Con todo este proceso resuelto a distancia, es habitual que a algún cliente le llegue, por otra vía, la oferta de una alternativa que promete ser todavía más rápida: comprar una sociedad shelf, también llamada sociedad ya constituida o sociedad preconstituida, ya inscrita en el Registro Mercantil, sin actividad ni pasivos, y lista para operar en cuestión de días mediante una simple escritura de compraventa de participaciones. La oferta suena bien, y en algunos ordenamientos tiene sentido. En el nuestro, con el proceso que acabamos de describir, casi nunca lo tiene.

El primer argumento es el más práctico: la ganancia de tiempo es menor de lo que parece. Comprar una sociedad shelf no suele significar quedarse con su nombre, su domicilio y sus administradores tal cual están. Casi siempre hay que cambiar la denominación social, el domicilio, el objeto social y los administradores para adaptarla al proyecto real, y cada uno de esos cambios exige su propia escritura y su propia inscripción registral, exactamente los mismos trámites que ya hemos descrito para una constitución desde cero. A eso hay que sumarle, de entrada, la propia escritura de compraventa de las participaciones, que no existe en una constitución directa. El resultado casi siempre es que se acaba haciendo el mismo trabajo, más uno adicional, no menos.

El segundo argumento pesa más: salvo que el proveedor tenga una reputación sólida y contrastada, comprar una sociedad ya existente significa comprar también su historia, y esa historia no siempre es visible desde fuera. Que una sociedad figure «sin actividad» en el Registro no garantiza que no se haya usado para nada: puede haber firmado contratos, avalado operaciones o intervenido en negocios de los que no queda rastro registral inmediato, y esa responsabilidad puede seguir viva. Y estar «al corriente» de las obligaciones formales ante Hacienda y la Seguridad Social, presentación de impuestos aunque sean a cero, depósito de cuentas, IAE, es exactamente el tipo de dato que un proveedor sin trayectoria puede afirmar sin que resulte sencillo comprobarlo antes de firmar. El comprador hereda esa incertidumbre junto con la sociedad, y la hereda precisamente en el peor momento, cuando ya ha pagado por ella.

Constituir desde cero elimina ambos problemas de raíz: la sociedad nace con el nombre, el domicilio, el objeto y los administradores correctos desde el primer día, sin necesidad de una segunda escritura para corregirlos, y nace sin ningún historial que investigar, porque no lo tiene. Con un proceso que, como hemos visto, se completa en pocas semanas y sin que el socio tenga que viajar, la ventaja de tiempo que en teoría ofrece una sociedad shelf deja de compensar el riesgo que trae consigo.

En resumen

Constituir una sociedad española desde el extranjero, sin viajar, es perfectamente posible, y descansa en una sola idea: todo lo que la ley exige que haga el socio o el administrador, suscribir capital, comparecer ante notario, aceptar un cargo, puede hacerlo un apoderado en su nombre, siempre que el poder esté bien redactado, apostillado y traducido. El NIE se obtiene sin viajar, la escritura se otorga sin viajar, la sociedad se inscribe y obtiene su NIF sin viajar, y ni siquiera hace falta depositar capital en un banco español para que todo eso ocurra, porque la ley permite sustituir esa certificación bancaria por una declaración de responsabilidad ante notario.

Lo único que, hoy por hoy, suele exigir presencia es abrir la cuenta bancaria de la sociedad, y ese trámite puede resolverse más adelante, en un viaje posterior y por motivos propios, sin que condicione ni retrase la constitución.

Y frente a la tentación de acortar aún más el proceso comprando una sociedad ya inscrita, la cuenta no suele salir a favor de esa opción: casi siempre hay que rehacer los mismos trámites que ya se han descrito aquí, y además hay que hacerlo sobre una sociedad cuya historia no se controla del todo. Constituir desde cero, con el proceso bien organizado, no es solo la opción más segura. Es también la más rápida.

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Aviso

Este texto es divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal, ni crea relación profesional alguna. Los plazos, requisitos y trámites descritos son los habituales a la fecha de publicación y pueden variar según el Registro Mercantil competente, la entidad bancaria, el país de origen del socio y las particularidades del proyecto. Antes de tomar cualquier decisión sobre lo aquí tratado, conviene consultar con un profesional que pueda ver el caso concreto.

¿Tienes un cliente o un proyecto que necesita constituir una sociedad en España sin desplazarse?

En Alta Mediación redactamos toda la documentación del proceso, poder notarial, carta de aceptación de cargo, modelo 036, modelo D-1A, estatutos, y llevamos el proceso completo de principio a fin: NIE, escritura, alta fiscal y aceptación de cargo del administrador extranjero, además de la gestión ordinaria posterior (libros, cuentas y actas). El cliente firma; nosotros preparamos todo lo demás. En la primera consulta te explicamos el calendario real de tu caso y qué trámites, si alguno, van a requerir tu presencia.